Klokkenluiderssysteem

Naleving van wettelijke vereisten, interne regelingen en onze gedragscode, respect voor internationaal erkende mensenrechten en bescherming van het milieu behoren tot de topprioriteiten bij de Ehrhardt Partner Group (EPG).

Het succes van onze bedrijfsorganisatie is gebaseerd op een juiste naleving van deze principes.

Om aan deze vereisten te voldoen, is het belangrijk dat EPG op de hoogte is van en mogelijke wangedragingen door eigen medewerkers of die van leveranciers en dienstverleners voorkomt. Om tijdig te kunnen reageren of te voorkomen, omvat dit ook vermoedelijke gevallen en aanwijzingen voor risico’s op toekomstige wangedragingen. Om deze reden onderhoudt de EPG haar “Central Clarification Office” en een centraal vertrouwelijk klokkenluiderssysteem.

Met dit klokkenluiderssysteem bieden we ook de mogelijkheid om tips anoniem in te dienen. Wij verbinden ons ertoe geen acties te ondernemen om anonieme klokkenluiders te identificeren, tenzij ons klokkenluiderssysteem wordt misbruikt.

EPG tolereert geen discriminatie tegen klokkenluiders of tegen iemand die bijdraagt aan EPG-onderzoeken.

De daaruit voortvloeiende onderzoeken worden door EPG met de uiterste vertrouwelijkheid uitgevoerd. Medewerkers van EPG die bij het onderzoek betrokken zijn, dienen hiervoor apart schriftelijk tot geheimhouding te worden verbonden.

Informatie die uit een onderzoek voortvloeit, wordt met absolute vertrouwelijkheid behandeld.

Gekwalificeerde medewerkers van het Central Clarification Office onderzoeken alle aanwijzingen voor het overtreden van de regels door medewerkers, leveranciers of dienstverleners van EPG op een onpartijdige en onbeperkte wijze. De onschuldvermoeden geldt totdat een overtreding is bewezen.

In de eerste stap ontvangt u een ontvangstbevestiging, tenzij de tip anoniem is ingediend. Het personeel van het Central Clarification Office zal vervolgens uw tip evalueren. Hiervoor wordt aanvullende informatie verkregen, in het bijzonder van de persoon die de tip heeft ingediend (indien niet anoniem). Als de verstrekte informatie aanleiding geeft tot een eerste vermoeden van een mogelijke overtreding van de regels, wordt een geschikte onderzoekseenheid ingeschakeld om de zaak te onderzoeken. Op basis van de verkregen onderzoeksresultaten zal het personeel van het Central Clarification Office, indien wangedrag wordt vastgesteld, een passende sanctie aanbevelen. U wordt zonder vertraging geïnformeerd over de verwerkingsstatus van uw tip. De verwerkingstijd is afhankelijk, onder andere, van het onderwerp van de tip. In ieder geval ontvangt u binnen drie maanden (behalve bij anonieme meldingen) een terugkoppeling van ons, waarin wij u informeren over het resultaat of de huidige status.