Sinds ongeveer 20 jaar vertrouwt VITA op een op stem gebaseerde oplossing in de orderverwerking. Als producent van hoogwaardige tandprotheses en -diensten ondersteunt het bedrijf tandtechnici en tandartsen wereldwijd bij het bieden van de best mogelijke patiëntenzorg. Gebruiksvriendelijkheid en betrouwbaarheid zijn topprioriteiten voor VITA, wat de voorkeur voor een voice‑gestructureerd systeem verklaart dat lagere foutpercentages en hogere productiviteit biedt dan alternatieve technologieën.

Geen ruimte voor compromissen
In het distributiecentrum van VITA Zahnfabrik in Bad Säckingen huisvest een faciliteit van 4.500 m² ongeveer zes miljoen kunsttanden verdeeld over 225.000 opslaglocaties. Een team van ongeveer 15 medewerkers verwerkt zo’n 120 orders per dag, met picklocaties variërend van 3.000 tot 6.000. Het merendeel van de orders wordt per luchtvracht verzonden, wat bij fouten of retourzendingen tot aanzienlijke kosten leidt. Om haar hoge serviceniveau te behouden hanteert VITA een strikte zero‑foutenbeleid in orderverwerking. „Onze doelstelling is kwaliteit en efficiëntie maximaal te optimaliseren,” zegt Robert Lauber, Logistics Manager bij VITA Zahnfabrik. „Daarom kunnen we geen compromissen sluiten wat betreft onze pick‑oplossing. Het systeem moet soepel draaien, eenvoudig in gebruik zijn en onze speciale kwaliteitscontroles ondersteunen.”

Eerdere voice‑picksysteem werd ouder, onderhoud kostte meer en storingen kwamen vaker voor. Op zoek naar een toekomstbestendig alternatief vond het bedrijf een betrouwbaarder en kosteneffectiever systeem.

Naadloze ingebruikname tijdens doorlopende operaties
Om de operaties toekomstbestendig te maken koos VITA voor de intuïtieve en aanpasbare LYDIA Voice‑picksysteem—waardoor de langdurige samenwerking met EPG wordt bekrachtigd. Sinds meer dan 20 jaar gebruikt VITA het LFS‑warehousemanagementsysteem van EPG. De overgang naar het nieuwe systeem was geïntegreerd in een bredere SAP‑migratie. EPG‑experts waren tijdens de implementatie op locatie aanwezig, finetuned interfaces en optimaliseerden configuraties. „De deskundige begeleiding en hands‑on aanpak waren van onschatbare waarde voor een soepele uitrol,” zegt Robert Lauber. Ondanks de systeemupdate gingen de magazijnactiviteiten ongestoord door, waardoor VITA het hoge serviceniveau naadloos kon handhaven.

Voice‑dialoog afgestemd op specifieke behoeften
Vanuit EPG gezien had het project twee kernuitdagingen: de kwaliteitscontrole‑stappen in het pickproces en de extreem kleine producten. „Veel bedrijven denken dat voice‑picking niet geschikt is voor kleine artikelen — zoals kunsttanden en tandprotheses — maar dat is niet het geval. Integendeel, de hands‑free aanpak biedt aanzienlijke voordelen, waardoor medewerkers geconcentreerder kunnen werken,” legt Nikolas von Merzljak uit, Sales Manager voor LYDIA Voice bij EPG. Het systeem kan VITA’s gespecialiseerde processen volledig aan. „De voice‑dialoog is eenvoudig aan te passen,” voegt von Merzljak toe. Hiervoor werkte EPG nauw samen met VITA om spraakcommando’s te definiëren en de workflow aan te passen. Zo moeten medewerkers, naast het bevestigen van de opslaglocatie, het correcte item verifiëren met een unieke alfanumerieke productcode. Extra functies werden geïntegreerd, zoals continue voorraadtracking via resthoeveelheidstelling en een geautomatiseerde volumeberekening via het centrale systeem. Als een verzenddoos naar verwachting vol raakt, geeft het systeem een audio‑waarschuwing, waarna de medewerker de capaciteit bevestigt of handmatig verifieert.

Grotere efficiëntie met dezelfde technologie
„Onze medewerkers pasten zich snel aan het nieuwe voicesysteem aan en de teamacceptatie was bijzonder hoog,” zegt Lauber. Een van de grootste voordelen voor het VITA‑pickteam was het verbeterde draagcomfort van de headsets. Wat systeem­betrouwbaarheid betreft, voegt Lauber toe: „Downtime is nu vrijwel nihil. En als zich problemen voordoen, zijn die te wijten aan netwerk‑ of serverproblemen — niet aan LYDIA Voice.” In totaal werden 15 Bluetooth‑headsets geïntroduceerd op de locatie, samen met draagbare VOXTER‑voicecomputers die aan de riem van medewerkers worden gedragen. Lauber is zeer tevreden met de resultaten: „Sinds de implementatie van LYDIA Voice hebben we aanzienlijke efficiëntiewinsten gerealiseerd. Dit is des te indrukwekkender aangezien we als innovatieve aanbieder van premiumproducten al op een zeer hoog niveau opereerden. We hadden al een voice‑systeem en hebben onze processen voortdurend geoptimaliseerd. De verbeteringen zijn duidelijk het resultaat van de overstap naar een nieuwe leverancier.”